„Ein echter Mehrwert für unsere tägliche Arbeit“

Freelancing

Die MOOVE GmbH zählt zu den viohub Nutzern der ersten Stunde. Für den ganzheitlichen Dienstleister im Bereich Gesunde Arbeit sind strukturierte Abläufe und eine verlässliche Besetzung von Einsätzen beim Kunden entscheidend – besonders bei kurzfristigen Anfragen. Elisabeth von der Waydbrink kümmert sich bei der MOOVE um die Koordination und Besetzung verschiedenster Maßnahmen mit Freelancern. Im Interview berichtet sie, wie viohub sie bei diesen Aufgaben unterstützt, welche Vorteile sie besonders schätzt – und wo das Tool den größten Unterschied im Alltag macht.

Welche Herausforderungen hattet ihr vor viohub bei der Umsetzung von BGM/BGF-Maßnahmen?

Die größte Herausforderung war es, kurzfristig jemanden für Aktionen zu finden. Diese Thematik haben wir seit viohub gar nicht mehr! Unser Netzwerk ist durch viohub diverser und größer geworden, sodass wir Aktionen schneller besetzen können.

Seit wann nutzt ihr viohub und wie hat sich die Personaleinsatzplanung seitdem verändert?

Wir nutzen viohub seit April 2024 und die PEP ist sehr viel schneller geworden. Früher haben wir manchmal Wochen gebraucht, um Aktionen zu besetzen - nun geht das quasi von alleine und im Schnitt unter 72 Stunden.

Welche Vorteile bringt die Plattform im Vergleich zu den vorherigen Prozessen?

Ein großer Vorteil ist, dass die Auftraggeber - in unserem Fall die Projektmitarbeitenden - selbst entscheiden können, welcher Bewerber für den Auftrag am besten passt. Früher hat das ein projektfremdes Team gemacht, was manchmal zu Herausforderungen geführt hat. Zusätzlich können wir durch die automatisierte Abrechnung viel Zeit sparen, weil es keiner zwischengeschalteten Kontrolle von Eingangsrechnungen mehr bedarf. Unterm Strich ist das ganze Fremddienstleistermanagement mit viohub sehr viel einfacher und effizienter.

Wie läuft eine typische Ausschreibung bei euch ab?

Den größten Anteil unserer Ausschreibungen machen Aktionstage aus - insbesondere für die Zielgruppe der Auszubildenden. Diese bekommen wir in der Regel innerhalb von 72 Stunden besetzt. Bei größeren Projekten kann es auch mal etwas länger dauern. Die Bewerbung und Besetzung der Aktionen laufen ausschließlich über viohub. Es sei denn es werden explizite Referentenwünsche bei der Buchung durch den Kunden geäußert. Dann gehen wir vorab mit der Person in den Austausch und stimmen Wunschtermine ab. Das ist aber eher die Ausnahme.

Wie sieht es mit der Zufriedenheit der Kunden mit den Umsetzungen aus? Könnt ihr euch auf eine gute Qualität verlassen? Wie stellt ihr das sicher?

Das Thema Qualität ist natürlich enorm wichtig. Durch viohub ist sichergestellt, dass das eingesetzte Personal eine Grundqualifikation nach §20 SGB V oder eine andere, entsprechend gewünschte Qualifikation (beispielsweise eine Yogaausbildung) nachweisen kann. Zusätzlich erhalten alle unsere Referenten ein Coaching vor ihrem ersten Einsatz. In diesem Termin geht ein Experte der MOOVE unseren Qualitätsstandard mit den Referenten durch und gibt Tipps zur jeweiligen Umsetzung. Und dann ist es einfach Learning by Doing. Wir möchten nicht eine Armee von Robotern in die Umsetzung schicken, sondern lediglich inhaltliche Vorgaben machen, welche dann mit individuellem Leben und dem Erfahrungsschatz des Referenten gefüllt werden sollen.

Welche Tipps würdet ihr anderen Unternehmen oder auch Dienstleistern geben, die viohub nutzen möchten?

Setzt euch damit auseinander, was ihr von dem Referenten erwartet und schreibt das einmal nieder. Diese Schablone könnt ihr dann einfach bei der Auftragseinstellung mit Leben füllen. Schreibt Aufträge nicht erst auf den letzten Drücker aus, sondern mit einem gewissen Vorlauf. Ihr spart euch mit viohub jede Menge Zeit, die ihr vorher am Telefon oder beim Schreiben von Rundmails verbracht habt. Es ist ein wirklich guter Deal!

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